Пресс-центр
Практические решения для бизнеса от участников конкурса «Лучшие проекты информатизации на Алтае»
20.12.2021
Барнаульская компания Perpetuum Software – участник конкурса «Лучшие проекты информатизации на Алтае», организуемого ежегодно Комитетом Алтайской ТПП по информационным технологиям и Министерством цифрового развития и связи Алтайского края – разработала программу «Комбинатор», которая помогает избавить бизнес от рутинной работы с документами и позволяет сфокусироваться на действительно важных задачах.Как обычно готовят договоры в большинстве компаний? Открывают «вордовский» файл с шаблоном или договор с другим клиентом и вводят нужные данные: названия организаций, контакты, имена, фамилии, реквизиты и так далее. Это долгая и монотонная работа. По информации экспертов в области системы электронного документооборота (СЭД), в среднем в организациях тратится 8 рабочих дней в месяц на ручной ввод данных в документы.
При этом всегда есть высокий риск ошибиться. Поторопились, забыли заменить что-то или просто опечатались – и вот уже заработали себе лишнюю головную боль. По данным того же исследования, около 20% документов содержат ошибки и неточности.
«Комбинатор» призван избавить бизнес от этих неприятностей.
Как устроена программа
Программу можно условно разделить на три блока: редактор шаблонов, справочник контрагентов и непосредственно рабочей среды, в которой готовятся документы.
Эксперты в области СЭД подсчитали, что ⅔ всех документов в компаниях – шаблонные. Это значит, что работу с ними можно прекрасно оптимизировать. В редакторе шаблонов «Комбинатора» создаются базовые заготовки для всех типовых документов, которые готовятся на вашем предприятии. Он несложный в освоении и позволяет легко менять шаблоны, если возникает необходимость.
Если вам нужно составить, например, договор, вы выбираете нужный шаблон договора и вносите информацию в форму: название контрагента, адрес, реквизиты и так далее. Программа автоматически проставит в документе все данные и даже сама просклоняет имена и фамилии.
Если вы взаимодействуете с какими-то организациями постоянно, можно еще более упростить себе работу с помощью справочника контрагентов. Вносите все данные в справочник, и затем при формировании документа останется только выбрать нужного контрагента из списка. Вся информация сама встанет в нужные места.
Такие шаблоны можно сделать не только для договоров, но и для всех типовых документов, которые вы используете в своем бизнесе. «Комбинатор» подходит в том числе для составления коммерческих предложений, спецификаций, паспортов на изделия и писем.
Экономия времени, минимизация ошибок
При использовании «Комбинатора» вы с помощью пары кликов мышкой делаете то, на что раньше уходило до получаса рабочего времени. После этого вам останется внести лишь содержательную часть документа, которая специфична конкретно для этого договора.
Но, пожалуй, даже важнее то, что программа «Комбинатор» снижает риск ошибок и опечаток, из-за которых порой приходится переделывать и переподписывать документы, а, следовательно, затягивать оформление сделки.
Обычно проверка отнимает много сил у специалистов, работающих с документами. Если рядовые ошибки можно найти за счет хороших знаний грамматики и орфографии, то опечатки в реквизитах или адресе можно обнаружить только с помощью скрупулезной сверки. И хорошо если время на это есть – порой документы приходится делать в спешке.
Теперь проверить данные нужно будет лишь однажды – при внесении организации в справочник контрагентов – и после этого забыть об опасности ошибиться в них.
Экономия времени оказывается еще более заметной, когда речь идет о целом пакете документов. В итоге значительно сокращаются сроки оформления сделок, подготовки отчетности или, скажем, формирования коммерческого предложения.
Для кого предназначена программа
Программа «Комбинатор» разработана в целом для любых форм бизнеса. Она облегчит жизнь секретарям, документоведам, делопроизводителям, юристам, нотариусам, специалистам по кадрам, менеджерам и индивидуальным предпринимателям, которые сами ведут документацию.
Чтобы пользоваться «Комбинатором», не требуется специальной подготовки. Программа интуитивно понятна и проста в освоении. Справочник пользователя и обучающие материалы есть в открытом доступе. Если что-то осталось непонятным, на помощь придут специалисты техподдержки.
В программе уже есть готовые шаблоны документов, которые наиболее часто используются в работе фирмы. В ближайших планах – сформировать максимально полные наборы шаблонов для различных сфер бизнеса.
Программа «Комбинатор» дает бизнесу аккуратные документы и сэкономленное время сотрудников, которое они смогут потратить на развитие бизнеса: например, на поиск новых клиентов.
Чтобы протестировать программу, скачайте ее бесплатно на сайте Kombinator.pro.
Презентация программы за 1 минуту – https://youtu.be/zFEF_hnRD8g.
Источник: http://alttpp.ru/ru/
Поделиться: |
|